計(jì)算機(jī)備品配件管理網(wǎng)絡(luò)簡(jiǎn)介
我公司過(guò)去傳統(tǒng)的備件管理模式存在一些不足,主要有:
1.統(tǒng)計(jì)工作準(zhǔn)確性差。由于設(shè)備備品配件供應(yīng)的品種、規(guī)模及數(shù)量急劇增加,數(shù)據(jù)處理、核對(duì)、匯總工作完全依靠手工處理來(lái)完成,既消耗人力物力,又浪費(fèi)時(shí)間,更重要的是影響統(tǒng)計(jì)工作的準(zhǔn)確性。
2.備品配件出入庫(kù)量大,庫(kù)存占用資金多,存在一定的積壓。
3. 信息不能相互傳遞或反饋周期過(guò)長(zhǎng),不可避免地產(chǎn)生需求信息扭曲、阻塞現(xiàn)象。
4. 單據(jù)錄入源混淆,沒(méi)有在數(shù)據(jù)發(fā)生地錄入。
5.原始單據(jù)有重復(fù)錄入、重復(fù)使用現(xiàn)象,很難保證數(shù)據(jù)的一致性。
為此,我公司開(kāi)發(fā)了一套備品配件管理軟件,旨在利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能,進(jìn)行市場(chǎng)動(dòng)態(tài)分析,監(jiān)督合同執(zhí)行及庫(kù)存情況,達(dá)到降低庫(kù)存和控制采購(gòu)成本的目標(biāo)。充分發(fā)揮和利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)覆蓋面廣,數(shù)據(jù)完整全面,分析處理速度快、質(zhì)量高的特點(diǎn),實(shí)現(xiàn)備品配件管理信息“反映現(xiàn)狀,反映全局,反映庫(kù)存”的要求。
一、系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)
本軟件主要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)備品配件供應(yīng)的計(jì)劃、合同、訂貨、到貨、出庫(kù)、庫(kù)存和資金的動(dòng)態(tài)管理。這些功能主要由計(jì)劃管理、合同管理、庫(kù)存管理、核算管理、信息查詢及系統(tǒng)管理六大功能模塊來(lái)實(shí)現(xiàn)。
1. 計(jì)劃管理
各車間備件計(jì)劃中備件分為一般備件和急件兩種。申報(bào)時(shí),可以分別通過(guò)自動(dòng)、手工查詢大小類碼或歷史記錄來(lái)確定備件計(jì)劃。隨時(shí)根據(jù)自行設(shè)定的時(shí)間段查看所需備件和本車間申報(bào)的歷史記錄。由于軟件提供了與Excel接口,可充分利用Excel與軟件相結(jié)合功能,很方便地進(jìn)行各種編輯與修改。對(duì)計(jì)劃、合同等各項(xiàng)操作嚴(yán)格遵守國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與馬鋼公司的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),例如嚴(yán)格遵守公司大小類碼命名規(guī)范。各車間只需選定一般備件和急件項(xiàng)的任一種,軟件將自動(dòng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)送到不同的目的地。
各車間申報(bào)計(jì)劃后,由公司計(jì)劃員制定計(jì)劃。在計(jì)劃制定與修改時(shí),計(jì)劃員在Excel中收集上報(bào)計(jì)劃,根據(jù)儲(chǔ)備定額,查看各種備件的庫(kù)存情況,并查看某個(gè)備件的以往計(jì)劃,確定備件補(bǔ)充數(shù)量,對(duì)照以往計(jì)劃中同類備件的價(jià)格與質(zhì)量,為選擇合適廠商提供參考或以此為據(jù)編制標(biāo)書(shū)進(jìn)行招標(biāo)、比價(jià)采購(gòu),以達(dá)到降低采購(gòu)成本,優(yōu)化采購(gòu)質(zhì)量的目的。計(jì)劃員制定完計(jì)劃后,提交至科長(zhǎng)、經(jīng)理處簽字審批,審批結(jié)束后發(fā)布計(jì)劃,計(jì)劃生效。各單位可查閱計(jì)劃,但不可再進(jìn)行修改。
2.合同管理
計(jì)劃發(fā)布或議標(biāo)比價(jià)后,采購(gòu)員與廠商制訂合同,并可隨時(shí)查詢、修改、匯總、打印合同,在操作過(guò)程中,系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算轉(zhuǎn)化合同金額,自動(dòng)存盤(pán)。在合同制訂過(guò)程中,可隨時(shí)查閱以前訂過(guò)合同的價(jià)格、數(shù)量等。制訂合同時(shí),軟件根據(jù)合同寫(xiě)出相關(guān)的約定項(xiàng),調(diào)出雙方歷史資料如銀行賬號(hào)。制訂完成的合同,提交至科長(zhǎng)、經(jīng)理處審批。審批后的合同方可生效。
3. 庫(kù)存管理
庫(kù)存操作包括入庫(kù)、出庫(kù)和盤(pán)庫(kù)。當(dāng)入庫(kù)信息進(jìn)入入庫(kù)檔案時(shí),庫(kù)存檔案便得到更新。當(dāng)輸入出庫(kù)信息后,根據(jù)庫(kù)存檔案,對(duì)出庫(kù)信息進(jìn)行校驗(yàn),寫(xiě)出入檔案,同時(shí)更新庫(kù)存??傊?,隨時(shí)記錄,瞬時(shí)刷新,可分多種方式查詢出入庫(kù)情況。本軟件巧妙地解決了一般計(jì)劃、急件、廠商、付款、合同、入庫(kù)、賬面庫(kù)存與實(shí)際庫(kù)存之間相互關(guān)系,各功能塊既可獨(dú)立操作,亦可相互聯(lián)系,將多用戶操作功能發(fā)揮得淋漓盡致。
4.核算管理
本軟件系統(tǒng)可按訂貨合同與到貨情況,在任意時(shí)間內(nèi)反映資金狀況,統(tǒng)計(jì)任意時(shí)間段的付款情況,已付金額和未付金額,以及檢查發(fā)票情況,在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行入庫(kù)核銷,出庫(kù)下賬,財(cái)務(wù)核算,根據(jù)訂貨合同付款,隨時(shí)查詢各單位備品配件費(fèi)用支出和合同付款情況。
5.系統(tǒng)管理
系統(tǒng)管理主要是編碼維護(hù)與用戶管理。編碼維護(hù)包括備品配件編碼、合格分承包商編碼、科室車間編碼、專業(yè)代號(hào)編碼,及其它各類編碼的維護(hù)、查詢、打印。用戶管理則指增加、刪除用戶,用戶信息維護(hù),用戶權(quán)限設(shè)置等。
該系統(tǒng)通過(guò)對(duì)用戶登錄身份的確認(rèn),使操作者獲得自己的操作權(quán)限,從而實(shí)現(xiàn)不同操作用戶有不同權(quán)限,相對(duì)獨(dú)立、互不干涉。各用戶的密碼由自己掌握,可隨時(shí)更改自己的密碼。各操作者對(duì)自己的所有操作與權(quán)限負(fù)責(zé),系統(tǒng)管理員對(duì)所有的操作負(fù)責(zé),這樣有效地使企業(yè)各種資料的保密性增加,有利于加強(qiáng)管理,同時(shí),各人的操作亦相互聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)資源共享。
6.查詢功能
整個(gè)系統(tǒng)中的各個(gè)查詢模塊如:?jiǎn)蝹€(gè)計(jì)劃與總計(jì)劃查詢、合同查詢、入庫(kù)查詢、庫(kù)存查詢、出庫(kù)查詢、到貨查詢、匯款查詢、查看申報(bào)歷史記錄等均采用組合查詢與模糊查詢相結(jié)合方式,可以根據(jù)數(shù)據(jù)表中的所有內(nèi)容,任意組合進(jìn)行查詢,其中對(duì)每一項(xiàng)內(nèi)容也可模糊查找。查詢時(shí)輸入關(guān)鍵字,可以是模糊字或全名。模糊字即帶有符號(hào)“*”的字。例如:備件名稱可輸入“彈*”,將顯示所有以“彈”開(kāi)頭的備件名,如:彈簧、彈性線圈等。全名為文件名全稱,如“彈簧”,僅顯示彈簧備件,對(duì)查詢的內(nèi)容除可屏幕瀏覽外,還可以打印輸出。
合格分承包商的查詢是單擊主控窗口的廠商命令鈕,進(jìn)入廠商操作窗口。在廠商操作窗口中,可以增加、刪除、修改廠商,也可對(duì)廠商所訂的備件進(jìn)行增加與刪除。在廠商操作窗口中,可以顯示符合查詢的所有廠商、選定廠商的詳細(xì)資料及廠商提供的各類備件。在廠商操作中可隨時(shí)查看廠商的檔案資料,供貨情況等。
本軟件還具有冗余功能,可對(duì)以前不同廠商提供的產(chǎn)品價(jià)格與質(zhì)量,繪制趨勢(shì)圖,使各類備件價(jià)格高低、質(zhì)量好壞清清楚楚。軟件還提供了與internet接口,收集了相關(guān)網(wǎng)站的網(wǎng)址與搜索引擎,為及時(shí)了解一些相應(yīng)的產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量提供了在線參考。
二、系統(tǒng)主要特點(diǎn)
本軟件主要使用VB、VBX、VC++、SQLSERVER四種編程語(yǔ)言或工具混編而成,采用TCP/CP協(xié)議交換傳輸數(shù)據(jù),可在win9x、win2000、winXP操作平臺(tái)下運(yùn)行。各種語(yǔ)言與工具揚(yáng)長(zhǎng)補(bǔ)短,有效地加快了網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)速度,方便了操作。同時(shí)杜絕了磁盤(pán)數(shù)據(jù)拷貝、網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)傳輸病毒的感染,有利于保障企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的安全運(yùn)行。其主要特點(diǎn)如下:
1.實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)。本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)價(jià)格和庫(kù)存動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)管理,可根據(jù)輸入各種數(shù)據(jù),實(shí)時(shí)地更新庫(kù)存和備品配件價(jià)格,能滿足各種動(dòng)態(tài)管理的需要。
2.實(shí)用性、可擴(kuò)充性較強(qiáng)。由于本系統(tǒng)是對(duì)備品配件工作非常熟悉的本部門技術(shù)人員自行開(kāi)發(fā)的,所以它具備了高度的實(shí)用性和良好的可擴(kuò)充性,在功能上基本貫穿了物資管理的全過(guò)程,實(shí)現(xiàn)了物資管理工作的主要功能。本系統(tǒng)還預(yù)留了多種功能接口,具備良好的擴(kuò)充性。
3.強(qiáng)大的報(bào)表功能。物資管理中的各種報(bào)表既多又復(fù)雜,本系統(tǒng)不但可按事先設(shè)定及時(shí)自動(dòng)生成各種固定報(bào)表,還對(duì)各種查詢結(jié)果提供相應(yīng)打印功能。
4.簡(jiǎn)易明了的操作界面??蛻魴C(jī)端操作界面做到簡(jiǎn)易明了,各種功能一目了然,操作人員并不需要經(jīng)過(guò)特殊訓(xùn)練就可以適應(yīng)。在各種數(shù)據(jù)輸入界面中盡量做到不輸入和零漢字輸入,同時(shí)盡可能地設(shè)有校驗(yàn)功能,以降低出錯(cuò)率。
三、使用效果
實(shí)踐證明管理出效益,本套軟件給企業(yè)帶來(lái)了顯著經(jīng)濟(jì)效益。
1.庫(kù)存降低。運(yùn)用該系統(tǒng)后,通過(guò)加強(qiáng)計(jì)劃管理、定額管理,充分利用庫(kù)存,統(tǒng)一調(diào)配,合理儲(chǔ)備,庫(kù)存由原來(lái)的880萬(wàn)元下降到目前的550萬(wàn)元左右,庫(kù)存周轉(zhuǎn)率提高。
2.優(yōu)化采購(gòu)。公司備品配件管理,高度專業(yè)化、規(guī)范化、制度化、集中化,能全面完整地收集、積累、分析數(shù)據(jù),及時(shí)傳遞多項(xiàng)信息,增加管理透明度。采購(gòu)人員能集中精力進(jìn)行價(jià)值分析、貨比三家,研究談判策略,使在采購(gòu)時(shí)間縮短的同時(shí)節(jié)省了采購(gòu)費(fèi)用。
3.保證了生產(chǎn)設(shè)備正常運(yùn)行。設(shè)備故障率逐年降低,生產(chǎn)運(yùn)行良好,由于庫(kù)存費(fèi)用下降,采購(gòu)費(fèi)用節(jié)省,大大降低了生產(chǎn)成本。
4.管理水平提高。由手工操作變?yōu)橛?jì)算機(jī)操作,甩掉了賬本,改變了多年沿襲下來(lái)的手工制單、制表,減輕勞動(dòng)強(qiáng)度,減少重復(fù)工作。增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的權(quán)威性、合理性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性,大幅度地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
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