企業(yè)的設備大修檔案是企業(yè)進行設備大修理過程中產(chǎn)生的重要資料，歷次的大修檔案真實地記載了每臺設備不同運行時期出現(xiàn)的故障及故障原因、檢修部位及檢修方法，利用這些資料可以客觀的評價每臺設備的狀況。完善的大修檔案既有利于平時對設備的維護保養(yǎng)，又為設備的下次大修和購置新設備提供了參考和依據(jù)。
        大修檔案一般由三部分組成：一是設備的檢修記錄，如大修計劃書、設備檢修記錄、驗收記錄及大修合同、大修預算、大修總結(jié)等；二是技術(shù)改造項目的申請書、批準書、設計施工合同及施工記錄、竣工圖等；三是新購設備的開箱資料，如合格證、安裝說明書、使用維護說明書、備品配件清單等。
        在實際工作中，大修檔案的歸檔一直較難，竣工資料不準確、不齊全、不規(guī)范，如何解決當前存在的問題，是目前值得深思和亟待解決的重要問題。筆者認為大修檔案管理中主要存在以下問題：
         第一，重建設、輕檔案的思想普遍存在，影響著大修檔案工作的開展。
         雖然檔案法已頒布多年，人們的檔案意識有所提高，但由于宣傳力度不夠，加之有些領導和部門對檔案管理工作缺乏正確認識，重建設輕檔案的思想仍普遍存在。檢修單位只要在工程竣工驗收時，質(zhì)量合格就可順利拿到驗收合格證。至于竣工資料移不移交，是否按時歸檔，并不注意。只重視工程質(zhì)量，而不重視原始資料的歸檔保存。
        第二，大修檔案內(nèi)容不全，技術(shù)改造項目竣工圖不準確。
        對于技術(shù)改造項目一般涉及到設備的增減和工藝的變更，需要水、電、儀、汽等專業(yè)的配合，若不及時修改相關的檔案資料和圖紙，將造成原有資料的失效，給企業(yè)造成損失。
        第三，書寫不規(guī)范，字跡不符合要求。
        根據(jù)檔案管理的要求，書寫需用不易褪色的黑色或藍黑色墨水，但很多企業(yè)的大修檔案，都是用圓珠筆書寫，個別的還用鉛筆。
針對大修檔案管理存在的問題，除了宣傳大修檔案歸檔的意義和重要性，增強人們對歸檔認識外，筆者認為今后加強檔案管理，應從以下方面入手：
        1.做好大修資料歸檔工作，領導支持是關鍵
        檔案部門應進一步加強宣傳力度，特別是借助一些典型事例，使企業(yè)自上而下認識到大修檔案的重要性，力爭把大修資料的歸檔工作列入大修工作的具體議事日程，明確規(guī)定大修資料的歸檔時間，并把各部門大修資料歸檔工作完成的優(yōu)劣列為大修獎金發(fā)放的一個考核依據(jù)。
        2. 建立健全文件資料管理制度
        企業(yè)大修資料形成復雜，貫穿于整個施工過程，如果不及時收集加強管理，一些材料就會散失。如果沒有相應的制度作保證，例如檔案部門應參加的企業(yè)活動，像生產(chǎn)分析會、成果鑒定會以及設備開箱驗收等都不能正常參加，這給日后檔案收集工作帶來很大困難。
        針對這一問題，山東鋁業(yè)公司水泥廠先后下發(fā)了《山鋁水泥廠檔案管理專責制》、《山鋁水泥廠基建、設備檔案歸檔管理規(guī)定》、《山鋁水泥廠業(yè)務責任可追訴檔案考核辦法》等一系列文件。制度的完善與實施，一方面使設備大修檔案的收集工作滲透到大修理過程的各個環(huán)節(jié)中，成為設備大修理計劃的制定、實施、竣工、驗收、試車等各項活動不可缺少的環(huán)節(jié)，并把收集工作的起點向前延伸到檔案的形成領域；另一方面完善了檔案工作的日常積累、檢查考核，結(jié)合相應考核細則，對主管領導、有關車間及有關技術(shù)人員和專兼職檔案員的歸檔情況進行定期檢查，并使檢查結(jié)果與經(jīng)濟責任制（獎金）掛鉤?？傊屍髽I(yè)科技文件資料的收集和管理在組織上、制度上有保證，使企業(yè)大修檔案收集工作規(guī)范化、制度化。
        3.建立健全竣工檔案移交保證書制度
        設備大修檔案管理工作應實行竣工檔案移交保證書制度。廠制度規(guī)定：凡是在本廠范圍內(nèi)申報的工程項目，建設單位在報建前應與檔案部門簽訂《工程竣工檔案移交保證書》，保證書簽訂回執(zhí)為辦理工程報建必備材料之一；未簽訂保證書的工程，有關主管部門不予辦理施工報建手續(xù)；工程竣工檔案驗收不合格的工程，建設行政主管部門不發(fā)驗收合格證書。《保證書》的簽訂對建設單位、施工單位都具有一定的約束力，它能促使建設單位、施工單位在工程進行的同時，注重并及時收集管好工程檔案，并在項目竣工后按規(guī)定向檔案部門移交檔案，這對促進檔案管理工作非常有利。
        4.制定大修檔案歸檔范圍
        企業(yè)中大修檔案數(shù)量大，內(nèi)容雜，制定科學合理的歸檔范圍不僅能為收集工作打下扎實的基礎，也關系到整個檔案工作的水平和質(zhì)量。本廠根據(jù)設備大修的實際情況，在每次大修工作開始前，明確各兼職檔案員負責收集本部門所產(chǎn)生的大修資料，并提出要求。如對于設備的各種檢修記錄，收集應完整、及時。對于大修期間新購進的主要設備，應及時統(tǒng)計，逐一收集開箱資料，適時向檔案部門移交，以利于其他工作的開展。
        5.嚴格圖紙修改、審批
        對于大修項目施工完成后，應由施工單位根據(jù)現(xiàn)場實際情況編制竣工資料。其中涉及到原有工程項目變更的，技術(shù)人員還要對已存檔竣工圖依規(guī)定的編制方法作相應的修改、補充和說明，使之符合現(xiàn)場實際情況。
        當設計變更時，必須按照有關規(guī)定及時修改原底圖或補充繪制新圖，并相應做好施工現(xiàn)場和庫存底圖的修改和換版工作，做到圖紙與施工現(xiàn)場一致。做好設計變更材料與該工程設計技術(shù)文件材料的配套管理，使大修檔案既反映工程設計活動的歷史狀況，又反映施工安裝過程中變更修改的現(xiàn)實狀況，確保大修檔案的準確、完整。檔案人員應當了解設計變更情況，避免對外提供已作廢了的或已修改過的錯誤圖紙，為以后的生產(chǎn)改造和設備檢修提供參考和依據(jù)。
        6.檔案管理人員應重點做好兩方面工作
        (1)提前介入、提供輔導，嚴格審查
        在大修工程前，檔案部門要舉辦由各施工單位參加的“竣工文件編制學習班”，可以邀請有關專家，也可以由檔案人員負責講課。在工程施工過程中，檔案人員要深入工地對施工單位竣工文件的編制提供實質(zhì)性指導，對施工單位上交的文件材料，要逐項逐頁認真審查，耐心修正。同時要根據(jù)該項工程進度計劃中的網(wǎng)絡節(jié)點和現(xiàn)場技術(shù)管理人員一起對該工程已形成的技術(shù)文件逐項逐頁進行審查。主要審查竣工文件是否準確、系統(tǒng)、完整、齊全、規(guī)范和標準。
        (2)認真履行職責，注重調(diào)研，提高管理水平
        檔案管理部門要積極主動與主管領導、職能部門聯(lián)系和協(xié)調(diào)，深入大修項目管理和施工現(xiàn)場，就形式多樣的管理方式、工程質(zhì)量與大修檔案的關系，監(jiān)理制度對檔案工作的影響，檔案管理納入合同管理等問題展開廣泛調(diào)研，逐步探索出新的行之有效的檔案管理方法，提高檔案管理水平，達到科學、規(guī)范的要求。
        總之，設備的大修檔案管理是企業(yè)設備管理的重要組成部分，因此必須保證設備大修檔案的歸檔質(zhì)量，更好地適應并服務于企業(yè)生產(chǎn)。